← Все статьи

Кейс: как онлайн-школа перешла на Coverse и избавилась от рисков штрафов

Онлайн-школа перешла с Google Docs на Coverse, чтобы соответствовать 152-ФЗ и ускорить работу. За один день импортировали все документы, повысили скорость согласований на 30% и полностью устранили риски штрафов. Узнай, как Coverse помогает образовательным проектам работать безопасно и эффе

Команда Coverse

22 окт. 2025 — 4 мин. чтения

Коротко

Кейс о том, как онлайн-школа с 200+ учениками ушла из Google Workspace на Coverse, чтобы устранить риски штрафов по 152-ФЗ и ускорить работу с документами.

Персональные данные учеников и сотрудников в Google хранились на серверах в США, что нарушало требования 152-ФЗ о локализации данных в РФ.
Из альтернатив (Яндекс 360, Collabora Online) выбрали Coverse за простой интерфейс, совместимость форматов и хранение данных на территории России.
Переход занял считанные дни: аудит документов, прямой импорт из Google без потери форматирования, разграничение доступов и короткое обучение команды. Подробности первичного знакомства — в статье как пользоваться Coverse.
Итог: скорость согласований выросла на 30%, риски штрафов устранены, IT-бюджет сократился примерно на 20% за счёт отказа от зарубежных подписок и VPN.
Задачи ставятся прямо в документе и таблице — подробнее в гайде про назначение задач в документе.

В 2025 году вступили в силу обновлённые требования 152-ФЗ и многие онлайн-школы столкнулись с проблемой: персональные данные учеников, преподавателей и сотрудников хранятся на зарубежных серверах — в Google Документах и Таблицах. А это грозит большими штрафами.

Команда одной онлайн-школы решила действовать и перешла на Coverse. В итоге они избавились от риска штрафа, ускорили согласование учебных программ и материалов на 30% и упростили совместную работу.

👉 Попробовать Coverse бесплатно

Исходная ситуация

Онлайн-школа обучает более 200 учеников в год и использует Google Workspace для хранения расписаний, домашних заданий и отчётов преподавателей.

В документах и таблицах находились персональные данные — имена, номера телефонов, e-mail студентов и сотрудников.

После вступления в силу обновлённого закона о первичной обработке и хранении персональных данных на территории РФ (152-ФЗ), школа оказалась под угрозой нарушений поскольку Google хранит данные на территории США.

Кроме того, работа с Google документами стала менее стабильной:

некоторые преподаватели отмечали, что загрузка документов существенно замедлилась;
а часть данных приходилось дублировать вручную в российское облако, чтобы обезопасить себя от риска блокировки.

Почему выбрали Coverse

Руководство школы рассматривало несколько альтернатив, включая Яндекс 360 и Collabora Online. Выбор пал на Coverse — из-за простоты интерфейса, совместимости с привычными форматами и локального хранения данных.

Преимущества, которые стали решающими:

100% хранение данных на территории РФ (соответствие 152-ФЗ);
совместная работа в документах и таблицах без лагов;
встроенные задачи — можно назначать прямо в документе и таблице;
импорт файлов из Google Docs и Sheets.

«Мы искали инструмент, который заменит Google документы без потери удобства. Coverse оказался даже быстрее, особенно при работе с таблицами.» — Руководитель онлайн-школы

Как проходил переход

Этап 1. Подготовка

Сначала команда провела аудит всех документов и таблиц, определила, где именно содержатся персональные данные и кто имеет доступ.

Далее выгрузили всё из Google Workspace через функционал прямой выгрузки в Coverse.

Этап 2. Импорт и настройка

Импорт в Coverse прошёл без ошибок — все документы сохранили форматирование. На этапе настройки администраторы разделили доступы:

преподаватели — к расписаниям и отчётам;
менеджеры — к CRM-таблицам и задачам;
ученики — к учебным материалам.

Процесс занял всего один рабочий день.

Этап 3. Обучение сотрудников

Обучение прошло в формате коротких видеоинструкций и демо-сессий. Через два дня команда уже ставила задачи прямо в документах, комментировала и согласовывала программы курсов.

Результаты после перехода

Скорость работы выросла на 30%. Согласование расписаний, планов и обновлений программ происходит быстрее — без переключения между мессенджерами, почтой и редактором.
Риски штрафов устранены. Все данные теперь хранятся в российских ЦОДах, Coverse полностью соответствует требованиям 152-ФЗ.
Коллаборация улучшилась. Преподаватели, методисты и ученики работают в одном пространстве. Все комментарии и версии документов доступны в рабочем пространстве.
Снижение затрат. Школа отказалась от платных зарубежных подписок и VPN, сэкономив около 20% бюджета на IT-инфраструктуру.

Что говорят в компании

«Coverse дал нам спокойствие и скорость. Мы теперь уверены в безопасности данных и больше не зависим от внешних платформ.» — Руководитель онлайн-школы

Coverse помог онлайн-школе перейти на безопасную, российскую инфраструктуру, не потеряв в удобстве и скорости работы. Теперь все процессы — от редактирования документов до постановки задач — проходят внутри одного сервиса.

👉 Попробуйте Coverse бесплатно

Частые вопросы

Почему онлайн-школе пришлось уходить из Google?

Персональные данные учеников, преподавателей и сотрудников хранились на зарубежных серверах Google в США. По обновлённым требованиям 152-ФЗ это грозило крупными штрафами, поэтому школа перешла на сервис с хранением данных в РФ.

Сколько времени занял переход на Coverse?

Основная миграция и настройка доступов заняли один рабочий день, импорт документов прошёл без потери форматирования. Ещё через два дня после коротких видеоинструкций команда уже ставила задачи и согласовывала программы прямо в документах.

Какие результаты школа получила после перехода?

Скорость согласования расписаний и программ выросла на 30%, риски штрафов по 152-ФЗ были устранены за счёт хранения данных в российских ЦОДах. Дополнительно школа сэкономила около 20% IT-бюджета, отказавшись от зарубежных подписок и VPN.