Что такое запрет на хранение персональных данных за рубежом и почему это важно для онлайн-сервисов документов и таблиц

Коротко

Разбор изменений 152-ФЗ с 1 июля 2025 года: почему персональные данные граждан РФ нельзя собирать на зарубежных серверах и чем это грозит сервисам документов и таблиц.

• С 1 июля 2025 года весь цикл обработки персональных данных граждан РФ при первичном сборе должен идти только на серверах в России (ч. 5 ст. 18 152-ФЗ).
• Штрафы за нарушение для юрлиц и ИП — от 1 до 6 млн рублей, при повторе до 18 млн, плюс риск блокировки Роскомнадзором.
• Сбор данных через Google Таблицы, Google Analytics или WhatsApp отправляет их на зарубежные серверы и прямо нарушает закон.
• В статье есть технический и юридический чек-лист: локализация баз, проверка интеграций, обновление политики и уведомления РКН.
• Coverse изначально хранит все данные на российских серверах; смежная тема — почему Google Таблицы небезопасны для финучёта.

С 1 июля 2025 года вступили в силу важные изменения в Федеральный закон о персональных данных (152-ФЗ). Теперь компании и онлайн-сервисы при первичном сборе персональных данных граждан РФ (ПДн) обязаны осуществлять весь цикл их обработки исключительно на серверах, расположенных в России.

Файлы в облачных сервисах/хранилищах зачастую содержат персональные данные. Поэтому, чтобы соответствовать закону, SaaS-сервисы онлайн-документов и таблиц должны выстраивать техническую инфраструктуру, процессы и юридическую документацию по новым правилам.

Совместно с известным юристом в сфере IT Анной Стратулат, мы подготовили обзорную статью: на что нужно обратить внимание пользователям при выборе сервиса, и онлайн-сервисам, чтобы не попасть на штрафы и не потерять своих пользователей.

Ключевые изменения в законе

Только серверы на территории РФ допустимы для первичного сбора персональных данных граждан РФ (часть 5 статьи 18 152-ФЗ).

Запрет на использование зарубежных серверов охватывает все действия с ПДн при их первичном сборе коммерческими организациями.

При этом для передачи хранения на зарубежные серверы данных, ранее собранных в России (трансграничная передача ПДн) с 01.03.2023 г. действует разрешительный порядок и только при соблюдении следующих условий:

• на хранение передаются ПДн, ранее собранные в России (не первичный сбор),
• предварительно должен быть уведомлен Роскомнадзор,
• передача возможна только в страны с адекватной защитой персональных данных (США в список не входят).

Последствия несоблюдения:

• высокие административные штрафы,
• риск блокировки Роскомнадзором,
• потеря доверия клиентов.

Почему это критично именно для сервисов документов и таблиц

Контракты, клиентские/кадровые отчёты, таблицы с данными клиентов, базы лидов, кадровые документы — все они содержат персональные данные. Даже e-mail или номер телефона в совокупности с другими сведениями могут считаться персональными данными.

152-ФЗ регулирует весь цикл обработки персональных данных: сбор → хранение → изменение → уничтожение. Если при первичном сборе данных хотя бы одна из операций выполняется за пределами России (например, сбор сведений через Google Таблицы), это нарушает закон.

Что это значит для онлайн-платформ

Хранение данных пользователей на зарубежных серверах, использование сторонних API или интеграций с зарубежными сервисами может привести к нарушению закона.

Например, при первичном сборе данных граждан через Google Analytics или WhatsApp, их данные отправляются на зарубежные сервера, что прямо нарушает 152-ФЗ.

Риски при несоблюдении

Игнорирование новых требований закона о персональных данных может привести к серьёзным последствиям как для самих сервисов документов и таблиц, так и для их пользователей. Роскомнадзор проводит плановые и внеплановые проверки. Частью 8 статьи 13.11 КоАП России предусмотрены административные штрафы:

• для юридических лиц и ИП - от 1 000 000 до 6 000 000 ₽,
• а при повторном нарушении — до 18 000 000 ₽;
• для должностных лиц - от 100 000 до 200 000 ₽;
• для физических лиц - от 30 000 до 50 000 ₽.

Также возможна блокировка онлайн-сервиса со стороны Роскомнадзора, что приведёт к временной или полной его недоступности.

Кроме финансовых санкций, несоблюдение закона подрывает доверие пользователей и партнёров, что приводит к оттоку корпоративных клиентов, репутационному ущербу и снижению конкурентоспособности на рынке.

Рекомендации и чек-лист для сервисов документов и таблиц

Технический чек-лист

• Переместить все базы данных и файловые хранилища с ПДн в сертифицированные дата-центры РФ.
• Обеспечить хранение резервных копий и аварийного восстановления только в России.
• Проверить интеграции и исключить сбор и передачу ПДн в зарубежные сервисы.
• Вести журнал согласий пользователей на обработку ПДн и хранить логи в РФ.

Процессный и юридический чек-лист

• Обновить политику обработки персональных данных и уведомить пользователей о том, что любые ПДн, включая данные в облачных документах и онлайн-таблицах, хранятся исключительно на российских серверах в соответствии с 152‑ФЗ.
• Пересмотреть договоры с подрядчиками и потребовать локализации данных.
• Ввести процедуры оценки рисков при внедрении новых интеграций.
• Назначить ответственного за соблюдение 152-ФЗ и проводить регулярный аудит. Если будут изменения в порядке работы с персональными данными, то необходимо обновить уведомление в РКН о начале обработки персональных данных, чтобы оно соответствовало действительности. Штраф за неактуальный данные может составить до 300 000 ₽.

Мы подготовили чек-лист, который вы можете скачать и проверить свою компанию на соответствие требованиям закона.

🔗 Скачать чек-лист для проверки нарушаете ли вы 152-ФЗ.

Запрет на хранение персональных данных за рубежом — ключевое изменение для всех облачных-сервисов в России. Для продуктов, работающих с документами и таблицами, это особенно важно: они ежедневно обрабатывают огромное количество ПДн.

Опыт работы Анны с командой над облачными документами

В основном мы с командой работаем с Google Docs. Удобно, можно направлять документы на согласование клиентам, видеть все правки, редактировать документы совместно. В общем, есть весь необходимый функционал. Так бы и продолжали пользоваться, если бы не одно большое «НО»: — Риск потери данных. Многие программы и сервисы ушли и заблокировали доступ пользователям из России. Google не ограничили функционал для обычных пользователей, но риск потери данных всегда присутствует. Из-за этого приходится регулярно проводить выгрузки данных из облака, а также дублировать важные документы в Яндекс.Документы. Не удобно. — Ужесточается законодательство о персональных данных. Google Docs не локализованы в РФ, поэтому собирать и хранить в них чужие данные рискованно. Приходится искать альтернативу. Альтернатива на текущий момент – документы Яндекс. Но функционал сильно ограничен и местами криво реализован. Я несколько раз теряла важные отчеты после того, как мне надо было распечатать несколько листов из них. История документа не сохранялась, приходилось делать заново. Наличие хорошей альтернативы – актуальная проблема для таких удаленных команд как наша.

Coverse изначально разработан с учётом требований локализации: все данные хранятся на российских серверах, обеспечивается соответствие 152-ФЗ и высокий уровень защиты информации.

Подписывайтесь на Телеграм-канал Анны там вы найдете много полезной информации, которая поможет минимизировать риски в рабочих процессах компании.

Частые вопросы

Что изменилось в 152-ФЗ с 1 июля 2025 года?

При первичном сборе персональных данных граждан РФ компании обязаны обрабатывать их исключительно на серверах в России. Запрет охватывает все действия с данными: сбор, хранение, изменение и уничтожение.

Какие штрафы за нарушение закона?

Для юридических лиц и ИП — от 1 000 000 до 6 000 000 рублей, при повторном нарушении до 18 000 000 рублей. Для должностных лиц — от 100 000 до 200 000 рублей. Также возможна блокировка сервиса Роскомнадзором.

Почему это особенно важно для сервисов документов и таблиц?

Контракты, отчёты, базы лидов и кадровые документы содержат персональные данные. Даже e-mail или номер телефона в совокупности с другими сведениями считаются ПДн, поэтому сбор через зарубежные сервисы нарушает закон.

Читайте также:

Что такое Coverse и как он работает?

Как пользоваться Coverse: пошаговое руководство для новичков

Как назначать задачи прямо в документе и таблице: пошаговый гайд

Альтернатива Google Docs в России: 5 сервисов для бизнеса и команд

См. также: Почему Google Таблицы больше не безопасны для финучёта в РФ и куда уходить, Google-таблицы — «мина замедленного действия» для HR: почему 152-ФЗ больше не прощает ошибок, Что такое Coverse и как он работает?.